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Rimborso spese per viaggi di lavoro: 3 passaggi importanti

DiRedazione

Nov 24, 2020
spese viaggio

Quando si svolge la propria attività professionale al di fuori della propria sede lavorativa, si ha diritto, come noto, al rimborso delle spese sostenute per la trasferta. Una prassi ormai consolidata nel mondo del lavoro, che consente al dipendente di poter lavorare anche lontano da casa e all’azienda di poter svolgere il proprio business lontano dalla propria sede.

Quest’ultima, in altre parole, rimborsa gli oneri sostenuti in anticipo dal proprio dipendente durante la trasferta lavorativa. Tuttavia, è possibile ottenere dei rimborsi anche quando si esercita la propria professione all’interno del comune o provincia dove è ubicata la sede aziendale.

Rimborsi spese: in quali casi sono concessi per l’attività lavorativa nel perimetro comunale di appartenenza?

È il caso, ad esempio, dei rimborsi chilometrici per l’utilizzo dell’autovettura piuttosto che quelli sostenuti per l’utilizzo dei mezzi pubblici (specie nelle città metropolitane nostrane), sino alle spese per il pranzo. A livello fiscale, le spese sostenute all’interno del territorio comunale sono considerate come tassazione ordinaria e concorrono a formare reddito, eccezion fatta per le spese di trasporto purché adeguatamente documentate.

In quest’ultimo caso, di conseguenza, le spese vengono equiparate ad un rimborso netto e non sono soggette alla tassazione prevista per i redditi da lavoro dipendente. Molto più articolato, invece, il caso in cui il dipendente effettui la propria prestazione lavorativa al di fuori dal perimetro comunale, che si dividono in tre categorie: rimborso spese chilometriche; rimborso spese forfettario; rimborso spese misto.

Prima di approfondire queste singole voci, è indispensabile far presente che tutte le spese fuori dal territorio comunale non sono soggette ad alcuna tassazione, purché siano adeguatamente giustificate ed esplicate nella cosiddetta “nota spese”, nella quale dovranno essere obbligatoriamente inseriti i seguenti dati: generalità del dipendente; la località e la data nella quale sono state sostenute le spese; l’entità della spesa sostenuta; ulteriori specifiche utili al rimborso.

È fuori di dubbio che la tipologia di rimborso più comunemente richiesto, per quanto concerne le trasferte lavorative, sia quella relativa al rimborso delle spese chilometriche. In questa macroarea sono comprese gli oneri sostenuti dal dipendente tramite l’utilizzo della propria autovettura: qualora utilizzasse un’autovettura aziendale non vanno in alcun modo rendicontate.

I rimborsi spese erogabili quando si effettua una trasferta di lavoro: quali sono?

In questa macroarea, però, non vengono incluse le sole spese sostenute per l’utilizzo dell’autovettura, ma anche quelle relative al vitto e alloggio con due specifiche limitazioni giornaliere: €.180,76 se la trasferta è svolta sul suolo italiano; €.258,23 per le trasferte in territorio estero. Oltre al pernottamento, nei rimborsi chilometrici sono inserite anche le spese sostenute per pranzi, taxi e mezzi pubblici.

Il rimborso spese forfettario, invece, si differisce strutturalmente da quello dei rimborsi chilometrici. In questo caso, infatti, il dipendente non deve produrre alcuna nota spese al proprio datore di lavoro, in quanto, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute durante la trasferta, riceverà una prestabilita somma forfettaria da parte dello stesso. L’unica eccezione è rappresentata dalle spese relative al viaggio e al trasporto, che non rientrando nelle “spese forfettarie” vengono rimborsate a parte purché adeguatamente giustificate.

Tra il rimborso per le spese chilometriche e quelle forfettarie si inserisce il “rimborso spese misto”.  È bene specificare, in questo caso, che l’indennità giornaliera esente da tassazione è decisamente limitata rispetto a quelle chilometriche: per le trasferte in Italia non può essere superiore ad €.30,99, mentre per l’estero la soglia massima è stabilita in €. 51,65.

Quando si effettua una trasferta di lavoro, inoltre, un ottimo consiglio è quello di valutare a 360° le soluzioni proposte dal mercato. Per quanto concerne l’utilizzo del veicolo col quale effettuare la trasferta, da non sottovalutare è la soluzione del noleggio auto per aziende per sostenere al meglio i costi del viaggio, sia per uso lavorativo che per uso giornaliero.